Una comunidad de propietarios genera una cantidad considerable de documentación a lo largo de los años: actas, contratos, facturas, seguros, certificados técnicos... Tener todo esto bien organizado no es solo una cuestión de orden: es fundamental para poder tomar decisiones informadas, resolver disputas, defender los intereses de la comunidad ante terceros y gestionar un eventual cambio de administrador.
Documentos fundacionales
Son los documentos que definen la estructura legal y orgánica de la comunidad. Deben conservarse de forma indefinida:
- Título constitutivo o escritura de división horizontal: Define las cuotas de participación de cada propietario y la descripción de los elementos privativos y comunes.
- Estatutos de la comunidad: Regulan el funcionamiento interno, los derechos y obligaciones de los propietarios y las normas de uso de los espacios comunes.
- Reglamento de régimen interior (si existe): Normas de convivencia y uso de las instalaciones.
- CIF de la comunidad: Necesario para abrir cuentas bancarias y para cualquier trámite fiscal.
Actas de juntas
Las actas son el registro oficial de las decisiones tomadas por la comunidad. Deben conservarse de forma indefinida y estar organizadas cronológicamente. Cada acta debe incluir la fecha, los asistentes (y sus representaciones), el orden del día, el desarrollo de la junta y los acuerdos adoptados con los resultados de las votaciones.
Las actas son el historial de decisiones de la comunidad. Sin ellas, es imposible saber qué se acordó, cuándo y con qué mayoría.
Documentación económica
Toda la documentación económica debe conservarse un mínimo de 5 años, aunque es recomendable guardarla más tiempo:
- Presupuestos anuales aprobados en junta
- Liquidaciones de cuentas anuales
- Extractos bancarios de la cuenta de la comunidad
- Facturas de todos los servicios y reparaciones
- Recibos de cuotas de propietarios
- Documentación de deudas y procedimientos de morosidad
- Declaraciones fiscales (modelo 347 si procede)
Contratos de servicios
La comunidad suele tener contratos con varios proveedores de servicios. Es fundamental tener localizados y actualizados:
- Contrato de administración de fincas
- Contrato de limpieza de zonas comunes
- Contrato de mantenimiento de ascensor
- Contrato de mantenimiento de puerta de garaje
- Contrato de jardinería (si aplica)
- Contrato de suministros (luz, agua de zonas comunes)
- Contratos de telecomunicaciones en zonas comunes
Seguros
El seguro de la comunidad es obligatorio y debe mantenerse actualizado. La documentación del seguro incluye:
- Póliza completa con coberturas detalladas
- Últimos recibos de pago
- Documentación de siniestros anteriores
- Contacto del mediador o corredor de seguros
Certificados e inspecciones técnicas
Dependiendo del edificio y de la normativa aplicable:
- Inspección Técnica de Edificios (ITE/IEE)
- Certificado de eficiencia energética
- Revisiones periódicas del ascensor y certificados de la empresa mantenedora
- Certificados de revisión de instalaciones de gas, electricidad o climatización
- Informes de derramas o obras aprobadas
Listado de propietarios
El administrador debe mantener actualizado un listado de todos los propietarios con sus datos de contacto, cuota de participación y situación de pagos. Este listado es confidencial y está sujeto a la normativa de protección de datos.
¿Cómo organizarlo todo?
Lo más práctico es mantener una carpeta física o digital por categorías, con los documentos más recientes accesibles y los históricos archivados. Una buena administración digital permite acceder a toda la documentación desde cualquier dispositivo y compartir los documentos relevantes con el presidente o con todos los propietarios cuando sea necesario.
En Morvedre Comunidades organizamos y custodiamos toda la documentación de las comunidades que gestionamos, garantizando que siempre está accesible y actualizada.